Számviteli bizonylatok, a könyvelés dokumentumai
Legfontosabb, hogy tisztázni kell mi számít számviteli bizonylat.
Minden olyan, a gazdálkodó által kiállított, készített, illetve a gazdálkodóval üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy vagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmány (számla, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bankkivonat, jogszabályi rendelkezés, egyéb ilyennek minősíthető irat) - függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától -, amely a gazdasági esemény számviteli elszámolását (nyilvántartását) támasztja alá.
Minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani (készíteni). A gazdasági műveletek (események) folyamatát tükröző összes bizonylat adatait pedig a könyvviteli nyilvántartásokban rögzíteni kell.
Vagyis minden számviteli bizonylatnak szerepelnie kell a vállalkozás könyvelésében, azok között szabadon szelektálni a Számviteli törvény alapján nem lehet.
Sokan nem tartják szem előtt, hogy a bizonylatot a gazdasági eseménnyel egyidejűleg kell kiállítani, ráadásul pl. számlák esetében alapszabály, az ÁFA időszaki besorolásánál pont ezen dátum szigorú figyelembevétele. 2008-tól várhatóan az új áfa-törvény tartalmazni fogja, hogy a számlát a teljesítés időpontjában, de legkésőbb 8 napon belül ki kell bocsátani, ez jelenleg sok esetben nem teljesül, így ellehetetlenül a pontos, valós adatokat tartalmazó bevallás elkészítése.
Jelenleg megengedett, hogy az adózó idegen nyelven állítson ki számviteli bizonylatot, de ezen dokumentumoknál az adatokat kell magyarul is feltüntetni, amelyek a bizonylat adatainak rögzítéséhez, könyveléséhez elengedhetetlenül szükségesek.
Jó tudni, hogy idegen nyelvű beérkező, szállítói bizonylatokat el kell látni magyar nyelvű fordítással, amely könyvelésükhöz, és adózási megítélésükhöz elengedhetetlen. Ezt nemcsak a számvitelről szóló jogszabályok írják elő, hanem az APEH elvárása is.
A bizonylatokkal kapcsolatos rend kialakítása szabályozás útján jön létre, amely a számviteli politika részét képviselő bizonylati rendről szóló rész határoz meg. Sajnos több esetben kiderül, hogy adott cég könyvelője nem készíti el a vállalkozás számviteli politikáját, ezzel legtöbbször új ügyfelünk érkező könyvelési anyagának áttekintése után szembesülnek a cégek vezetői. Másik gyakorlata a könyvelő irodáknak, hogy külön díjat számítanak fel a szabályzat elkészítéséért. A Mobilkönyvelők Iroda nem terheli ügyfeleit külön díjjal olyan számviteli szabályzat kapcsán, amely tevékenysége ellátásához szorosan kapcsolódik.
Tudni kell, hogy nem magyarországi partner által kiállított számla - ha alanya az általános forgalmi adónak -, vagy egyéb bizonylat, mindig a kibocsátóra vonatkozó rendelkezéseknek, azaz a kiállító országának jogszabályainak kell megfeleljen.
A számviteli bizonylatok közül, az üzleti évről készített beszámolót, a leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot olvasható formában legalább 10 évig meg kell őrizni.
Nyolc évig kell megőrizni a könyvelést közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (vagyis például a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat), de ugyancsak el kell tenni a könyvelési feljegyzéseket.
Ne lefedjük, hogy a rontott, sztornírozott, szigorú számadású bizonylatokat is el kell tenni.